Συχνές Ερωτήσεις

• Πώς γίνεται η Πρωτοκόλληση Εγγράφου Χωρίς Εισαγωγή στο Σύστημα;

Η Πρωτοκόλληση Εγγράφου Χωρίς Εισαγωγή στο Σύστημα πραγματοποιείται από επιλογή που βρίσκεται στο μενού «Βιβλίο Πρωτοκόλλου» και συγκεκριμένα από την επιλογή «Εισαγωγή Εγγράφου». Τη συγκεκριμένη επιλογή την έχουν αποκλειστικά οι χρήστες με ρόλο «Γραμματεία» και βρίσκεται πάνω και αριστερά στο «Βιβλίο Πρωτοκόλλου» (Εγχειρίδιο χρήσης «Γραμματεία»).

• Πώς βρίσκω το απαντητικό Εξερχόμενο επί Εισερχομένου;

Το απαντητικό Εξερχόμενο δε λαμβάνει ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου με το Εισερχόμενο στο οποίο απαντά.

Βρίσκουμε το απαντητικό Εξερχόμενο έγγραφο στη Στήλη Εισερχόμενα του «Βιβλίου Πρωτοκόλλου», στο πεδίο Συσχ. και το εικονίδιο . Το πράσινο χρώμα δηλώνει ότι το Εισερχόμενο έχει απαντηθεί και πιο συγκεκριμένα, ότι το Εξερχόμενο έγγραφο με το οποίο δίνεται απάντηση στο Εισερχόμενο έχει πλέον ολοκληρωθεί και έχει γίνει η διανομή του. Επιλέγοντας το συγκεκριμένο σύμβολο εμφανίζεται ένα επιπλέον παράθυρο στο οποίο απεικονίζεται η ηλεκτρονική διεύθυνση του εν λόγω απαντητικού Εξερχόμενου εγγράφου.

• Μπορώ να αρχειοθετήσω έγγραφα σε κατηγορίες φακέλων;

Για την διευκόλυνση των χρηστών στην διαδικασία Αναζήτησης των εγγράφων τους, προτείνεται να πραγματοποιείται η Ομαδοποίηση των εγγράφων με την χρήση Ετικετών στο σύστημα. Η δυνατότητα αυτή παρέχεται όχι μόνο για τα Εξερχόμενα αλλά και για τα Εισερχόμενα έγγραφα. Δικαίωμα προσθήκης Ετικέτας έχουν όλοι οι χρήστες.

ΠΡΟΣΟΧΗ

Οι ετικέτες φαίνονται μόνο στο περιβάλλον του καθήκοντος από το οποίο έχουν προστεθεί. Οι ετικέτες δηλαδή που έχουν προστεθεί στο έγγραφο π.χ. από τους Εισηγητές του Τμήματος Διαφάνειας θα είναι εμφανείς μόνο σ'αυτούς και όχι στους υπόλοιπους ρόλους που έχουν πρόσβαση στο έγγραφο οι οποίοι προφανώς μπορούν και αυτοί να προσθέσουν τις ετικέτες που επιθυμούν στο ίδιο έγγραφο.

• Πώς προσθέτω ετικέτα;

Βήμα 1ο: Κατά την διαδικασία καταχώρησης των πληροφοριών στην καρτέλα του εγγράφου μπορούμε να επιλέξουμε την χρήση της Ετικέτας στην περίπτωση που κρίνουμε ότι αυτή η επιλογή θα μας διευκολύνει στην μετέπειτα αναζήτηση του εγγράφου. Ανεξάρτητα από το επίπεδο χρήστη, από τα κουμπιά που βρίσκονται δεξιά στην καρτέλα μπορούμε να επιλέξουμε την χρήση της Ετικέτας.

Βήμα 2ο: Επιλογή και προσθήκη Νέας Ετικέτας.

Βήμα 3ο: Επεξεργασία Ετικέτας -προσθήκη ονόματος.

Στο πεδίο Αναζήτηση πληκτρολογούμε μέρος του ονόματος της Ετικέτας και εμφανίζονται ομαδοποιημένα τα έγγραφα με τις ίδιες Ετικέτες.

ΠΡΟΣΟΧΗ

• Δε βρίσκω το έγγραφό μου. Πού είναι;

► ΑΝ ΔΕΝ ΤΟ ΥΠΕΓΡΑΨΑ ΑΚΟΜΗ → Προς Υπογραφή - Εκκρεμότητες

→ Εξερχόμενα - Πρόχειρα

► ΑΝ ΤΟ ΥΠΕΓΡΑΨΑ ΚΑΙ ΕΧΕΙ ΚΑΙ ΑΛΛΟΥΣ ΥΠΟΓΡΑΦΟΝΤΕΣ → Εξερχόμενα - Σε εξέλιξη

► ΑΝ ΤΟ ΥΠΕΓΡΑΨΑΝ ΟΛΟΙ ΟΙ ΥΠΟΓΡΑΦΟΝΤΕΣ → Εισερχόμενα - Για Διανομή

► ΑΝ ΤΟ ΑΠΟΡΡΙΨΕΙ ΥΠΟΓΡΑΦΟΝΤΑΣ → Εξερχόμενα - Απορριφθέντα

► ΑΝ ΤΟ ΕΧΩ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΕΙ ΑΛΛΑ ΔΕΝ ΤΟ ΕΧΩ ΣΤΕΙΛΕΙ → Εισερχόμενα - Για Διανομή

► ΑΝ ΤΟ ΕΧΩ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΕΙ → Αρχείο - Εισερχόμενα

► ΑΝ ΤΟ ΕΧΩ ΔΙΑΝΕΙΜΕΙ → Αρχείο - Απεσταλμένα

► ΑΝ ΤΟ ΕΧΩ ΥΠΟΓΡΑΨΕΙ ΚΑΙ ΔΙΑΝΕΙΜΕΙ → Αρχείο - Υπογεγραμμένα

→ Αρχείο - Απεσταλμένα

• Δε βρίσκω τις εργασίες μου. Πού είναι;

► ΑΥΤΕΣ ΠΟΥ ΕΧΩ ΔΗΜΙΟΥΡΓΗΣΕΙ → Εργασίες - Εξερχόμενες - Εκκρεμότητες

► ΑΥΤΕΣ ΠΟΥ ΜΟΥ ΕΧΟΥΝ ΧΡΕΩΣΕΙ → Εργασίες - Εισερχόμενες - Εκκρεμότητες

► ΑΥΤΕΣ ΠΟΥ ΕΧΩ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΕΙ → Εργασίες - Εισερχόμενες - Ολοκληρωμένες

► ΑΥΤΕΣ ΠΟΥ ΕΧΩ ΧΡΕΩΣΕΙ ΚΑΙ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΑΝ ΟΙ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΙ ΜΟΥ → Εργασίες - Εξερχόμενες - Ολοκληρωμένες

• Μπορώ να τροποποιήσω τους υπογράφοντες ενός εγγράφου;

Μπορείς να προσθέσεις ή να αφαιρέσεις έναν υπογράφοντα πριν υπογράψεις ο ίδιος.

• Μπορώ να διαγράψω ένα εξερχόμενο έγγραφο;

Όσο το έγγραφο δεν έχει λάβει τις υπογραφές, μπορεί να διαγραφεί από τον συντάκτη.
Εάν το έγγραφο έχει λάβει υπογραφές εκτός του τελικού υπογράφοντα μπορεί να διαγραφεί εφόσον απορριφθεί από τους επόμενους στην αλυσίδα των υπογραφών.
Εφόσον το έγγραφο έχει ολοκληρώσει την αλυσίδα των υπογραφών, δεν μπορεί να διαγραφεί.

• Μέχρι τι μέγεθος μπορεί να είναι το κάθε αρχείο;

Μέχρι 100 MB ανά αρχείο.